1. nodaļa. Nosaukums, mērķi un uzdevumi.
1.1. Ārvalstu investoru padome Latvijā ir biedrība, kurā apvienojušās juridiskas personas, biedrības, un augstākās mācību iestādes, lai kopīgā darbā un uz līdztiesības pamatiem likumu ietvaros sasniegtu statūtos noteiktos mērķus.
1.2. Biedrības nosaukums ir “Ārvalstu investoru padome Latvijā” (turpmāk tekstā “Padome”). Nosaukuma tulkojums angļu valodā ir “Foreign Investors Council in Latvia”, saīsinātais nosaukums latviešu un angļu valodā ir “FICIL”.
1.3. Padome darbojas saskaņā ar šiem statūtiem, Padomes biedru sapulces un Valdes lēmumiem, likumiem, kas regulē biedrību un nodibinājumu darbību, un citiem Latvijas Republikas tiesību aktiem.
1.4. Padomei ir juridiskas personas tiesības atbilstoši Latvijas Republikas tiesību aktiem. Tai ir savs bankas konts(-i). Padomei ir tiesības savā vārdā slēgt līgumus un kārtot darījumus ar jebkuru juridisku vai fizisku personu, iegūt un atsavināt kustamu un citu no civiltiesiskās apgrozības neizņemtu mantu, būt par prasītāju un atbildētāju tiesu iestādēs un šķīrējtiesās.
1.5. Padome atbild par savām saistībām ar visu savu mantu, bet neatbild par savu biedru saistībām. Padomes biedri neatbild par Padomes saistībām.
1.6. Padomes mērķis ir uzlabot Latvijas uzņēmējdarbības vidi, uzturot dialogu ar Latvijas valdību.
1.7. Padomes uzdevumi ir:
1.7.1. sekmēt ārvalstu investoru kopīgās intereses Latvijā;
1.7.2. būt par cienītu un uzticamu partneri valsts un pašvaldību iestādēm – viedokļu līderi, kas attīsta uzņēmējdarbības vidi;
1.7.3. būt par informācijas un viedokļu apmaiņas centru starptautiskai uzņēmējdarbības sabiedrībai un Latvijas valdībai;
1.7.4. sadarboties ar Latvijas valdību un pašvaldībām visos līmeņos;
1.7.5. atbalstīt progresa un godīga biznesa prakses principu tālāku attīst ību.
1.8. Lai sasniegtu izvirzītos mērķus un pildītu uzdevumus, Padome uz brīvprātības principa sadarbojas un atbalsta citas juridiskas personas un nevalstiskās organizācijas Latvijā un ārzemēs, kurām ir līdzīgi mērķi.
1.9. Padome darbojas ar demokrātiskām metodēm.
1.10. Padome ir peļņu negūstoša, nevalstiska un nepolitiska organizācija, kuras darbības teritorija ir Latvijas Republika.
1.11. Padome dibināta uz nenoteiktu laiku.
2. nodaļa. Biedri.
2.1. Padome sastāv no biedriem un asociētajiem biedriem.
2.2. Par padomes biedru var būt juridiska persona, kas atbilst visiem sekojošiem kritērijiem:
2.2.1 ir Latvijas Republikā vai citā valstī saskaņā ar attiecīgās valsts likumiem reģistrēta komercsabiedrība (personālsabiedrība vai kapitālsabiedrība);
2.2.2. tiešie vai netiešie dalībnieki vai patiesā labuma guvēji, kuriem pieder vismaz 25% (divdesmit pieci procenti) tās pamatkapitāla vai ieguldījuma personālsabiedrībā ir ārvalsts (nevis Latvijas) fiziskā(-ās) un juridiskā(-ās) persona(-as);
2.2.3. vai nu pārstāv Latvijā veiktas investīcijas, kas kopā nav mazākas kā EUR 1,000,000 (viens miljons eiro), vai arī sniedz pakalpojumus Latvijas Republikas teritorijā par vairāk nekā EUR 1,000,000 (vienu miljonu eiro) gadā;
2.2.4. neatrodas monopolstāvoklī tirgū;
2.2.5. nav nevienas valsts vai pašvaldības iestāde vai organizācija.
2.3. Biedru kopums pārstāv pēc iespējas plašāku valstu un nozaru loku, kā to nosaka Valde.
2.4. Biedriem ir jāievēro Latvijas likumi un jābūt labās tiesiskās attiecībās ar Latvijas Republikas valdību un valsts pārvaldi. Biedru pienākums ir atbalstīt Padomes mērķus un intereses, ievērot Padomes statūtus un citus Valdes apstiprinātos noteikumus.
2.5. Par padomes asociēto biedru var būt juridiska persona, kas atbilst vai nu visiem 2.5.1. – 2.5.4. punktā minētajiem kritērijiem, vai arī tikai 2.5.5. punktā minētajam kritērijam:
2.5.1. ir ārvalsts tirdzniecības palāta Latvijā vai tai ekvivalenta organizācija;
2.5.2. ir reģistrēta Latvijas Republikā vai valstī, kuras ekonomiskās intereses tā pārstāv, atbilstoši attiecīgās valsts likumiem;
2.5.3. pārstāv ievērojamu attiecīgās ārvalsts investoru grupu Latvijā un šajā pārstāvībā nekonkurē ar citā m līdzīgām organizācijām;
2.5.4. veic regulāru un aktīvu darbību Latvijā;
2.5.5. ir Latvijā akreditēta augstākās izglītības iestāde.
2.6. Visiem Padomes biedriem un asociētajiem biedriem ir vienādas tiesības un pienākumi, izņemot šajos Statūtos un Valdes lēmumos noteikto.
2.7. Padomes biedru un asociēto biedru tiesības ir izvirzīt savus pārstāvjus Padomes vadībā, un pieprasīt Valdei un Izpilddirektoram sniegt pārskatu par savu darbu.
3. nodaļa. Biedru un asociēto biedru iestāšanās kārtība.
3.1. Ievērojot atklātību biedru un asociēto biedru uzņemšanas procesā, iestāšanās kārtība ir sekojoša:
3.1.2. Valde ir tiesīga katram biedra vai asociētā biedra kandidātam izvirzīt individuālus nosacījumus un dalības noteikumus, lai tie atbilstu labas pārvaldības principiem, t.sk. caurskatāmībai un ilgtspējībai;
3.1.1. Valde nosaka to ziņu un dokumentu klāstu, kuru biedra vai asociētā biedra kandidāts sniedz Valdei, kā arī katrā individuālā gadījumā var noteikt papildus iesniedzamās ziņas un dokumentus;
3.1.3. Valde saglabā rīcības brīvību ieteikt vai neieteikt biedriem lemt jautājumu par biedra un asociētā biedra uzņemšanu un noteikt šāda biedra vai asociētā biedra dalības noteikumus, lai nodrošinātu atbilstību Statūtiem un to, ka Padomē ir pārstāvēts pēc iespējas plašāks nozaru un valstu klāsts un tiek veicināta Padomes mērķu sasniegšana un uzdevumu izpilde. Biedri var balsot elektroniski vai biedru sapulces laikā;
3.1.4. pēc kandidatūras atklātas izskatīšanas un diskusijām biedri parastajā lēmumu pieņemšanas kārtībā ar vienkāršu biedru balsu vairākumu lemj par jaunā biedra vai asociētā biedra uzņemšanu.
4. nodaļa. Biedru un asociēto biedru izstāšanās un izslēgšana.
4.1. Katram biedram un asociētajam biedram ir tiesības izstāties no Padomes jebkurā laikā, iesniedzot rakstisku paziņojumu Valdei par izstāšanos 3 mēnešus iepriekš. Iestāšanās maksa, biedra nauda un citi maksājumi, kas samaksāti pirms izstāšanās, netiek atmaksāti.
4.2. Valde var ieteikt biedru kopsapulcei izslēgt jebkuru biedru vai asociēto biedru, ja Valde to uzskata par nepieciešamu, vai arī, ja biedrs vai asociētais biedrs nepilda dalības prasības (izņemot finanšu saistības, sk. 4.3. punktu), Valdes lēmumus vai statūtus, vai neatbilst biedram vai asociētajam biedram statūtos vai Valdes noteiktajiem kritērijiem.
4.3. Neprasot turpmāku biedru balsojumu, Valde var izslēgt jebkuru biedru vai asociēto biedru, ja biedrs vai asociētais biedrs nepilda savas finansiālās saistības 3 mēnešu laikā pēc rēķina nosūtīšanas. Šajā 3 mēnešu laikā Valde izsūta vismaz vienu rakstisku atgādinājumu attiecīgajam biedram vai asociētajam biedram.
4.4. Valde nerekomendē izslēgt vai neizslēdz nevienu biedru vai asociēto biedru no Biedrības, kamērattiecīgajam bied ram nav bijusi iespēja sevi aizstāvēt.
5. nodaļa. Ikgadējās un vispārējās biedru sapulces.
5.1. Ikgadējā biedru sapulce tiek noturēta reizi kalendārajā gadā. Ikgadējo biedru sapulci sasauc Valde, par to paziņojot rakstiski Padomes biedriem un asociētajiem biedriem vismaz 3 nedēļas pirms kopsapulces. Paziņojumā ir jānorāda visu to jautājumu darba kārtība, kas tiks apspriesti ikgadējā biedru sapulcē.
5.2. Valde iesniedz ikgadējai biedru sapulcei savus ziņojumus un finanšu pārskatus.
5.3. Valdes vēlēšanas notiek ikgadējās biedru sapulces laikā.
5.4. Padomes ārkārtas biedru sapulci sasauc Valde, ja tas ir ieteicams vai vēlams Padomes interesēs. Rakstisks paziņojums ir jānosūta katram biedram un asociētajam biedram vismaz nedēļu pirms šādas Padomes biedru sapulces. Gadā ir jānotur vismaz 3 ārkārtas biedru sapulces.
5.5. Jebkura biedru sapulce ir lemttiesīga, ja tajā piedalās vairāk nekā puse (50% + 1 balss) no biedriem un asociētajiem biedriem.
5.6. Jebkurus biedru sapulces lēmumus pieņem ar klātesošo biedru un asociēto biedru balsu vairākumu.
6. nodaļa. Valde un izpilddirektors.
6.1. Padomi vada Valde, kas sastāv no 8 (astoņiem) biedru un asociēto biedru pārstāvjiem, no kuriem ne vairāk kā trīs ir asociēto biedru pārstāvji.
6.2. Valdei ir priekšsēdētājs un divi (2) vice-priekšsēdētāji.
6.3. Visiem valdes locekļiem ir pārstāvības tiesības. Valdes priekšsēdētājs pārstāv Padomi atsevišķi. Pārējie valdes locekļi visi 7 (septiņi) kopā pārstāv Padomi.
6.4. Visu Valdi vai daļu no Valdes locekļiem ievēlē Padomes ikgadējā biedru sapulce. Ar Padomes biedru lēmumu Valdes locekļu vēlēšanas var būt aizklātas un rakstiskas. Ja jebkurš Valdes loceklis atkāpjas vai tiek atsaukts no amata, tad ārkārtas biedru sapulcē viņa vietā tiek ievēlēts jauns Valdes loceklis līdz atlikušā termiņa, kas bija noteikts Valdes loceklim, kurš ir atkāpies vai ir atsaukts no amata, beigām.
6.5. Valdi ievēlē saskaņā ar šādiem noteikumiem:
6.5.1. Valdes locekļus ievēlē uz 2 (diviem) gadiem un var ievēlēt atkārtoti uz vēl diviem sekojošiem 2 (divu) gadu termiņiem;
6.5.2. Valdes priekšsēdētāju un vice- priekšsēdētājus ievēlē Valde no sava vidus.
6.7. Daļu no saviem pienākumiem priekšsēdētājs var deleģēt vice-priekšsēdētājiem. 6.6. Priekšsēdētājs vada Valdes sēdes.
6.8. Par darbu Valdē atlīdzība netiek saņemta.
6.9. Valdes locekļa amats ir personīgs un nevar tikt nodots citai personai.
6.10. Valdes kompetence:
6.10.1. sniegt ziņojumus un finanšu pārskatus biedru sapulcei;
6.10.2. noteikt Padomes darbības stratēģiju saskaņā ar statūtiem;
6.10.3. iecelt un atbrīvot izpilddirektoru;
6.10.4. izstrādāt statūtu grozījumu priekšlikumus un iesniegt biedru sapulcei apstiprināš anai;
6.10.5. iecelt kasieri, sekretāru un citas amatpersonas, ja tas ir ieteicams un vēlams Padomes interesēs;
6.10.6. lemt par pastāvīgo un steidzamo (ad hoc) komiteju, kā arī jebkuru citu darba grupu izveidošanu, ja tas nepieciešams;
6.10.7. pārvaldīt Padomes īpašumus;
6.10.8. pieņemt lēmumus par kustamā un nekustamā īpašuma iegūšanu un atsavināšanu;
6.10.9. izskatīt jautājumu par biedru un asociēto biedru izslēgšanu, kā arī izslēgt biedrus un asociētos biedrus izņēmuma gadījumos saskaņā ar 4.3.punktu;
6.10.10. kārtot biedru un asociēto biedru reģistru;
6.10.11. apstiprināt Padomes komunikācijas mērķus un stratēģiju;
6.10.12. veikt citas statūtos, likumā un biedru sapulču lēmumos noteiktās funkcijas.
6.11. Valde sasauc regulāras sēdes vismaz sešas reizes gadā. Ārkārtas Valdes sēdes tiek sasauktas, ja tās ir ieteicamas vai vēlamas Padomes interesēs.
6.12. Valdes sēde ir lemttiesīga, ja tajā piedalās vismaz 5 (pieci) Valdes locekļi.
6.13. Visi Valdes lēmumi tiek pieņemti ar vienkāršu balsu vairākumu. Ja balsis sadalās līdzīgi, Valdes sēdes priekšsēdētājam ir papildu jeb izšķirošā balss, kuru vin ̧š/viņa nodod atsevišķi.
6.14. Izpilddirektors organizē un nodrošina Valdes lēmumu izpildi, un šī uzdevuma ietvaros ir tiesīgs pārstāvēt Padomi attiecībās ar trešajām personām.
7. nodaļa. Augstā Padome.
7.1. Katrs biedrs un asociētais biedrs var izvirzīt Augstajā Padomē savu augstākā vadības līmeņa pārstāvi no ārzemēm. Augstās Padomes uzdevums ir vismaz reizi gadā tikties ar Latvijas Republikas Ministru prezidentu un valdības ministriem šo statūtu noteikto mērķu un uzdevumu ietvaros.
8. nodaļa. Finanšu līdzekļu iegūšanas kārtība un saimnieciskās un finanšu darbības revīzija.
8.1. Padomes finanšu gads ir 12 mēneši, kurš sākas 1. janvārī un beidzas 31. decembrī.
8.2.1. biedru maksām, iestāšanās maksām un citiem Valdes noteiktajiem maksājumiem; 8.2. Padomes ienākumi sastāv no:
8.2.2. maksām par publikācijām un citiem materiāliem;
8.2.3. ziedojumiem;
8.2.4. citiem ienākumiem no finansēšanas avotiem, kas nav aizliegti ar likumiem, citiem normatīvajiem aktiem, biedru sapulces vai Valdes lēmumiem.
8.3. Biedra maksas nosaka Valde, un tās ir jāsamaksā vienu gadu uz priekšu.
8.4. Biedru sapulce ievēlē Revīzijas Komiteju, kura var sastāvēt no vienas personas. Revīzijas Komiteju ievēlē uz 1 (vienu) gadu, izņemot ja biedru sapulce to ievēlē uz ilgāku termiņu.
8.5.1. kontrolēt Padomes saimniecisko un finansiālo darbību; 8.5. Revīzijas Komitejas pienākumi ir:
8.5.2. ziņot valdei par jebkādām atklātajām nepilnībām Padomes saimnieciskajā un finansiālajā darbībā;
8.5.3. sniegt revidenta atzinumu ikgadējai biedru sapulcei par valdes sagatavoto ikgadējo ziņojumu un finanšu pārskatu.
8.6. Ikgadējā biedru sapulce apstiprina gada pārskatu ne vēlāk kā līdz 31. martam un pilnvaro Valdi iesniegt šādu ikgadējo ziņojumu attiecīgām valsts vai pašvaldības institūcijām atbilstoši Latvijas Republikas tiesību aktos noteiktajai kārtībai.
9. nodaļa. Darbības izbeigšana un likvidācija.
9.1. Lēmumu par Padomes likvidāciju vai reorganizāciju var pieņemt jebkurā ikgadējā vai ārkārtas biedru sapulcē, ja par šādu lēmumu nobalso vairāk nekā divas trešdaļas no klātesošajiem biedriem un asociētajiem biedriem. Gadījumā, ja šāda biedru sapulce nav lemttiesīga, biedru sapulce ir sasaucama atkārtoti 2 (divu) nedēļu laikā un atkārtoti sasauktā biedru sapulce ir tiesīga pieņemt lēmumu par Padomes likvidāciju vai reorganizāciju, ja tajā piedalās ne mazāk par 2 (diviem) biedriem. Lēmums par Padomes darbības izbeigšanu ir pieņemts, ja par to nodotas 2/3 klātesošo biedru un asociēto biedru balsu.
9.2. Padomes likvidāciju veic Valde, bet saskaņā ar biedru lēmumu vai tiesas nolēmumu to var veikt arī īpaši iecelts likvidators.
9.3. Likvidators pabeidz Padomes iesāktos projektus un saimnieciskos darījumus, pārdod Padomes mantu, iekasē no debitoriem pienākošās summas, nokārto Padomes parādus, apmierina citus prasījumus pret Padomi.
9.4. Līdz darbības izbeigšanai Padomes īpašumus izmanto, lai nomaksātu Padomes parādus, jebkura pāri palikušā bilancē esošā manta sadalāma saskaņā ar biedru sapulces lēmumu, ievērojot Latvijas Republikas tiesību aktus.
9.5. Likvidācijas gadījumā materiālās vērtības, kas bijušas nodotas Padomes lietošanā tās darbības laikā, nododamas atpakaļ tiem biedriem vai asociētajiem biedriem, kuri tās nodevuši Padomes lietošanā.
9.6. Padomes reorganizācija notiek atbilstoši Latvijas Republikas tiesību aktiem par biedrībām un nodibinājumiem.
Statūti apstiprināti Padomes dibināšanas sapulcē, 2001. g. 16. oktobrī un grozīti Padomes ārkārtas biedru sapulcē 2005. g. 18. oktobrī, Padomes ikgadējā biedru sapulcē 2008. g. 18. martā, Padomes ikgadējā ārkārtas biedru sapulcē 2013. gada 19. martā un Padomes ikgadējā biedru sapulcē 2018. gada 20. febru ārī, Padomes biedru sapulcē 2021.gada 18.maijā.
Article 1. Name, Objectives, and Tasks.
1.1. The Foreign Investors Council in Latvia shall be an association joining legal entities, associations and higher education entities to achieve the objectives set forth herein through joint activities and on the basis of equality within the law.
1.2. The name of the association shall be “Ārvalstu investoru padome Latvijā” (hereinafter referred to as “the Council”). The translation of the name in the English language shall be “Foreign Investors Council in Latvia”; and the abbreviated name both in Latvian and English language shall be “FICIL”.
1.3. The Council shall operate in accordance with these Statutes, decisions of Council’s members meeting and Executive Board, laws regulating activities of associations and foundations, and other laws and regulations of the Republic of Latvia.
1.4. The Council shall have the rights of a legal entity according to the laws and regulations of the Republic of Latvia. It shall have its own bank account(s). The Council shall be entitled in its name to conclude contracts and transactions with any legal entity or individual, acquire or alienate any chattels or other property not subject to withdrawal from civil circulation, to act as petitioner and defendant before courts of law and arbitration tribunals. 1.3. The Council shall operate in accordance with these Statutes, decisions of Council’s members meeting and Executive Board, laws regulating activities of associations and foundations, and other laws and regulations of the Republic of Latvia.
1.5. The Council shall be liable for its obligations with its entire property, but it shall not be liable for the obligations of its members. The Council members shall not be liable for the obligations of the Council.
1.6. The objective of the Council shall be to improve the Latvian business environment maintaining a dialog with the Latvian Government.
1.7. The Council shall have its tasks as follows:
1.7.1. to contribute to the common interests of foreign investors in Latvia;
1.7.2. to be the respected and trusted partner to state and municipal authorities – an opinion leader driving the business environment;
1.7.3. to be a centre for exchange of information and opinions between international business companies and the Latvian Government;
1.7.4. to cooperate with the Latvian Government and municipalities at all levels;
1.7.5. to support the further development of the principles of progress and fair business practice.
1.8. To achieve the set objectives and perform the tasks, the Council shall, on the basis of the principle of voluntary participation, cooperate with and support other legal entities and non-governmental organizations having similar objectives both in Latvia and abroad.
1.9. The Council shall operate with democratic methods.
1.10. The Council shall be a non-profit, non-governmental and non-political organization operating in the Republic of Latvia.
1.11. The Council is founded for an indefinite period of time.
Article 2. Members.
12.1. The Council shall consist of members and associated members.
2.2. A member of the Council may be a legal entity that fulfils all of the following criteria:
2.2.1. is a commercial company (partnership or capital company) registered in the Republic of Latvia or in another country according to the respective country’s law;
2.2.2. members with direct or indirect membership or ultimate beneficiaries that owns at least 25% (twenty-five percent) of its equity capital or partnership contribution is owned by foreign (non- Latvian) natural person(-s) and legal entity(-ies);
2.2.3. either represents an investment in the Republic of Latvia totalling not less than EUR 1,000,000 (one million Euros) or provides services in the territory of the Republic of Latvia for more than EUR 1,000,000 (one million Euros) per year;
2.2.4. is not a monopoly in the market;
2.2.5. is not any governmental or municipal institution or organization.
2.3. Countries and sectors to the widest possible range are represented in the membership totality as determined by the Executive Board.
2.4. The members shall comply with the Latvian laws and have good legal relations with the Government and state administration of the Republic of Latvia. It shall be an obligation of the members to support the objectives and interests of the Council, adhere to the Statutes of the Council and rules adopted by the Executive Board.
2.5. An associated member of the Council may be a legal entity that correspond either all criteria mentioned in sections 2.5.1. – 2.5.4., or only the criteria mentioned in section 2.5.5.:
2.5.1. is a foreign chamber of commerce in Latvia or an equivalent organisation;
2.5.2. is registered in the Republic of Latvia or in the country, which economic interests it represents, according to the respective country’s law;
2.5.3. represents a considerable group of the foreign investors from the respective country in Latvia and does not compete in this representation with other similar organisations;
2.5.4. performs regular and active work in Latvia;
2.5.5. is a higher education entity accredited in Latvia.
2.6. All members and associated members of the Council shall have equal rights and obligations, except as set forth in these Statutes and decisions of the Executive Board.
2.7. The Council members and associated members shall be entitled to nominate their representatives to the Council management, and to request the Executive Board and the Executive Director to report on their activities.
Article 3. Admission Procedure of the Members and Associated Members.
3.1. Adhering to the transparency in the admission process of members and associated member, the joining procedure shall be as follows:
3.1.1. Executive Board determines the scope of the information and documentation which candidates for members and associated members shall submit to the Executive Board, as well as in each individual case may request additional information and documentation;
3.1.2.Executive Board is entitled to determine individual conditions and membership terms for each candidate for member and associated member in order to comply with the principles of good governance, including transparency and sustainability;
3.1.3. The Executive Board reserves its full discretion to recommend or not recommend to the members for deciding an issue of accepting a member and associated member and determine membership conditions for such a member or associated member in order to ensure conformity with these Statutes, representation of the widest possible range of sectors and countries and achievement of objectives and fulfilment of tasks of the Council is fostered. Members can vote electronically or during a members meeting;
3.1.4. upon the open consideration of candidates and discussions the members within the normal procedure of decision making by simple majority of the represented members decides on admission of the new member or associated member.
Articles 4. Retirement or Expulsion of the Members and Associated Members.
4.1. Any member and associated member shall be entitled at any time to retire from the Council at a 3 months’ notice in writing to the Executive Board. The admission fee, membership fees and other payments paid before the retirement shall not be refunded.
4.2. The Executive Board may recommend to the members meeting to expel any member or associated member, if the Board considers it to be necessary or if the member or associated member fails to to comply with the membership requirements (excluding financial obligations, see Clause 4.3), Board decisions or Statutes or does not comply with the established criteria determined for the member or associated member in Statutes or Board decision.
4.3. Without requiring any further vote of the members, the Executive Board may expel any member or associated member, if the member or associated member fails to fulfil its financial obligations in a 3 month period after the invoice is sent. During this 3 month period, the Executive Board shall issue at least one written reminder to the respective member or associated member at fault.
4.4. The Executive Board shall not recommend expelling or expel any member or associated member from the Council until there is an opportunity provided to the respective member to defend itself.
Article 5. Annual and General Members Meetings.
5.1. The annual members meeting shall be held once in a calendar year. The Executive Board shall call the annual members meeting with at least 3 weeks prior written notice to the Council members and associated members. The notice shall provide for all issues on the agenda to be discussed at the annual members meeting.
5.2. The Executive Board shall submit its reports and financial statements to the annual members meeting.
5.3. Election of the Executive Board shall be carried out during the annual members meeting.
5.4. The general members meeting of the Council shall be convened by the Executive Board, if so advised or desirable in the interests of the Council. At least one week’s prior written notice of the general members meeting of the Council shall be delivered to each member and associated member. At least 3 general members meetings shall be held during a year.
5.5. The voting quorum of any members meeting shall be comprised of more than a half (50% + 1 vote) of the members and associated members.
5.6. Any resolutions of the members meeting shall be passed by a majority vote of the members and associated members represented in the members meeting.
Article 6. Executive Board and Executive Director.
6.1. The Council shall be governed by the Executive Board consisting of 8 (eight) members’ representatives of which no more than 3 (three) shall be the representatives of associated members.
6.2. The Executive Board shall have a Chairman and two (2) Vice Chairmen.
6.3. All the Executive Board members have the rights of representation. The Chairman of the Executive Board represents the Council individually. Other Executive Board members all 7 (seven) jointly represent the Council.
6.4. The whole Executive Board or part of the members of the Executive Board shall be elected by the annual members meeting of the Council. Elections for Executive Board members may be closed and in writing if so decided by the Council members. If any Board member resigns or is recalled from his position, a new Board member shall be elected by the next General Meeting in his place until the end of the term that was set to the Board member who resigned or is recalled from his/her position.
6.5. The Executive board shall be elected in accordance with the following rules:
6.5.1. Executive Board members shall be elected for a term of 2 (two) years and may be re-elected for two further consecutive terms of 2 (two) years;
6.5.2. The Chairman and the Vice- Chairmen shall be elected by the Executive Board.
6.6. The Chairman shall preside at the meetings of the Executive Board.
6.7. The Chairman shall be entitled to delegate a part of his duties to the Vice-Chairmen
6.8. No remuneration shall be received for activities in the Executive Board.
6.9. The Board position is personal and cannot be transferred to another person.
6.9. The Competence of the Executive Board:
6.10.1. to submit reports and financial statements to the members meetings;
6.10.2. to determine the Council strategy in compliance with the Statutes;
6.10.3. to appoint and dismiss the Executive Director;
6.10.4. to work out proposals for the amendments to the Statutes and submit them to the members meeting for approval;
6.10.5. to appoint the cashier, secretary, and other officers, if so advised and desirable in the interests of the Council;
6.10.6. to decide on the establishment of standing and ad hoc committees, as well as any other working groups, if so required;
6.10.7. to manage the properties of the Council;
6.10.8. to make decisions on the acquisition or alienation of chattels and real estate;
6.10.9. to consider issues of the expulsion of members and associated members, as well as to expel members and associated members in the exceptional cases under Clause 4.3;
6.10.10. to file the Register of members and associated members;
6.10.11. to approve the communication goals and strategy of the Council;
6.10.12. to perform other functions set forth in the Statutes, laws and members meetings’ decisions.
6.11. The Executive Board shall convene its ordinary meetings at least six times a year. Extraordinary meetings of the Executive Board shall be called, if so advised or desirable in the interests of the Council.
6.12. The meeting of the Executive Board shall have a quorum if at least 5 (five) members of the Executive Board are present.
6.13. All decisions of the Executive Board shall be passed by a simple majority vote. If the votes split equally, the chairman of the meeting shall have an additional or casting vote which he/she shall cast separately.
6.14. The Executive Director shall organize and provide for the implementation of the decisions approved by the Executive Board, and within this task the Executive Director has rights to represent the Council in relations with third parties.
Article 7. High Council.
7.1. Each member and associated member may appoint its senior level representative from abroad to the High Council. The mission of the High Council shall be to meet at least once a year with the Prime Minister and ministers of the Republic of Latvia within the scope of objectives and tasks set forth in the present Statutes.
Article 8. Funds Deriving Procedure, and Audit of Economic and Financial Activities.
8.1. The fiscal year of the Council shall be 12 months, starting on 1 January and ending on 31 December.
8.2. Revenues of the Council shall be formed by:
8.2.1. membership fees, admission fees, and other payments determined by the Executive Board;
8.2.2. fees for publications and other materials;
8.2.3. donations;
8.2.4. other income from financial sources that are not forbidden by laws, other regulatory acts or decisions of the members meetings and Executive Board.
8.3. Membership fees shall be determined by the Executive Board, and shall be paid one year in advance.
8.4. The members meeting elects an Audit Committee which may consist of one person. The Audit Committee is elected for a period of 1 (one) year unless the members meeting has elected it for a longer period.
8.5. The responsibilities of the Audit Committee shall be:
8.5.1. to control the economic and financial activities of the Council;
8.5.2. to report to the Executive Board about any detected deficiencies in the economic and financial activities of the Council;
8.5.3. to submit to the annual members meeting an auditor’s report about the annual reports and financial statements prepared by the Executive Board.
8.6. The annual members meeting shall approve the annual report not later than on 31 March, and authorize the Executive Board to submit that annual report to the relevant public or municipal agencies in compliance with the legal acts of the Republic of Latvia.
Article 9. Termination of Activities and Dissolution.
9.1. A decision on the liquidation or reorganization of the Council may be passed at any annual or general members meeting if more than two thirds of the members and associated members present vote for such decision. Should there be no quorum at such meeting, the members meeting shall be called repeatedly within 2 (two) weeks, and the decision on the dissolution or reorganization of the Council can be taken if at least 2 (two) members are present at the repeated meeting. The decision on the dissolution or reorganization of the Council is passed if 2/3 of the represented members and associate members vote in favour of the decision.
9.2. Dissolution of the Council shall be carried out by the Executive Board, but can be also carried out by a specially appointed official receiver under the members’ decision or court judgment.
9.3. The official receiver shall complete any projects or business transactions commenced by the Council, sell properties of the Council, collect funds due from debtors, regulate Council’s debts, meet other claims against the Council.
9.4. Before the termination of activities, the properties of the Council shall be used for the payment of the Council’s debts, and any remaining booked property shall be distributed in accordance with the resolution of members meeting, adhering to the legal acts of the Republic of Latvia.
9.5. Upon dissolution of the Council the material values which have been assigned for use by the Council during its operation shall be returned to the members or associated members who had assigned them for use by the Council.
9.6. The reorganization of the Council shall be carried out in accordance with the legal acts of the Republic of Latvia on associations and foundations.
These Statutes are approved at the Council’s annual members meeting, 16th of October, 2001, and amended at the Council general members meeting, 18th of October, 2005 Council’s annual members meeting, 18th of March 2008, Council’s annual members meeting, 19th of March 2013, Council’s annual general members meeting 20th February 2018, and the Council’s members meeting 18th May 2021.